Salon kilpailutukset ovat auki kaikille
Salon kaupunki käyttää ostoihin vuosittain noin 50 miljoonaa euroa, ja suurin osa hankinnoista kilpailutetaan. Kilpailutukset ovat avoinna kaikille, joten paikalliset pienemmätkin yritykset voivat hyvin osallistua niihin.
Salon hankintakilpailut pähkinänkuoressa
- Avoinna olevat kilpailutukset näkyvät Hilmassa, Salon kaupungin nettisivuilla ja somessa
- Tarjoukset jätetään sähköiseen hankintajärjestelmään
- Kilpailutuksiin voi osallistua mikä tahansa yritys
- Tarjouspyyntö tulee lukea huolella
- Tarjouksen tulee täyttää tarjouspyynnön kriteerit
- Tarjous tulee jättää määräajassa
- Jätetty tarjous sitoo yritystä, tarjous tulee täyttää huolellisesti
- Salo kilpailuttaa myös pienhankinnat eli 20 000 – 60 000 euron arvoiset hankinnat
- Suuremmat hankinnat jaetaan hankinnasta riippuen pienempiin osiin
Salo tiedottaa kilpailutuksistaan monessa eri kanavassa
Kaikki Suomessa avoinna olevat julkiset hankintailmoitukset löytyvät aina Hilma-portaalista.
Tämän lisäksi Salon kaupunki tiedottaa omissa kanavissaan kaupungin omista kilpailutuksista. Verkkosivuilta löytyy oma osio ”Hankinnat”, jonne kaikki avoimet tarjouspyynnöt tulevat. Lisäksi kilpailutuksista tehdään somepostaukset Salon omiin kanaviin.
Yrittäjät voivat varautua tuleviin kilpailutuksiin myös kaupungin hankintasuunnitelman avulla, jossa kerrotaan etukäteen vuoden tulevista hankinnoista.
– Salon kaupungin sivuilta löytyy kaupungin hankintasuunnitelma kullekin vuodelle. Siinä on kerrottu tulevat kilpailutukset. Lista ei ole kuitenkaan tyhjentävä, ja muitakin kilpailutuksia tulee, minkä takia kannattaa seurata Salon nettisivuja. Julkaisemme siellä jotain lähes viikoittain. Hankintasuunnitelmassa kerrotaan, että milloin suunnilleen kilpailutus järjestetään, keväällä vai syksyllä, kertoo Salon kaupungin hankintapäällikkö Päivi Kohvakka.
Kaikki yritykset ovat tervetulleita osallistumaan kilpailutuksiin
Lähtökohtaisesti ei ole rajoitteita sille, millainen yritys voi osallistua julkisiin kilpailutuksiin. Toki yrityksen tulee olla sellainen, että se pystyy toimittamaan kokonsa ja resurssiensa puolesta hankittavan palvelun tai tuotteet.
– Jokaisessa kilpailutuksessa on omat kriteerit riippuen siitä, mitä hankitaan. Hankinnan koko voi joskus epäsuorasti vaikuttaa tarjoamiseen, mutta suosittelen katsomaan kaikkia kilpailutuksia, jotka liittyvät yrityksen alaan. Me nimittäin pyrimme jakamaan isompia hankintoja osiin, jos se on mahdollista, ja pienemmät yritykset voivat osallistua niiden kilpailutuksiin, valottaa Kohvakka.
Suuremmille hankinnoille voi olla vaatimuksia yritykselle, kuten tietynlaiset referenssit aiemmista asiakkuuksista tai minimivaatimukset yrityksen liikevaihdolle.
Kohvakka toteaa, että tämänkaltaisia vaatimuksia Salollakin on joissakin kilpailutuksissa riippuen hankinnasta. Vaatimukset kuitenkin aina suhteutetaan hankinnan kohteen mukaan.
Jätetyt tarjoukset sitovat yrityksiä
Julkiset kilpailutukset eroavat yksityisen puolen hankintaprosesseista eniten siinä, että yksityisen puolen tarjous- ja hankintaprosesseissa tarjouspyynnön jälkeen voidaan käydä vielä neuvotteluja puolin ja toisin.
Julkisissa kilpailutuksissa tilanne on kuitenkin toinen.
– Kun tarjouspyyntö on julkaistu, niin hankinnasta ei voi enää keskustella. Markkinavuoropuhelua voi käydä ennen kuin tarjouspyyntö julkaistaan. Mutta kun hankinnan tarjouspyyntö on julkaistu, sisällöstä ei voi enää keskustella tai neuvotella, toteaa Kohvakka ja jatkaa:
– Yritysten on myös erittäin tärkeää ymmärtää se, että kun he ovat jättäneet tarjouksen, siitä ei voi lähtökohtaisesti muuttaa enää mitään. Mikäli tarjous ei täytä tarjouspyynnön vaatimuksia, hankintalain mukaan tarjous tulee hylätä. Tarjoukset ovat lopullisia ja sitovat tarjoajaa.
Salon kaupungin hankintapäällikkö Päivi Kohvakka kehottaa lukemaan ja täyttämään tarjouspyynnön huolellisesti.
Tarjouksen tulee täyttää tarjouspyynnön kriteerit
Tarjouksen tekemisessä tulee siis olla huolellinen ja tarkka, muistuttaa Kohvakka.
Tarjouksessa tulee antaa kaikki pyydetyt tiedot, ja tarjouspyynnöissä on määräajat, jotka ovat ehdottomia.
– Tarjouspyyntö kannattaa lukea huolella. Ja vastata kaikkiin kysymyksiin. Sillä pärjää pitkälle, summaa Kohvakka ja lisää:
– Meillä on sähköinen kilpailutusjärjestelmä, joka pakottaa vastaamaan tiettyihin kysymyksiin. Lisäksi järjestelmä ei lähetä tarjousta, jos se on myöhässä. Liitteiden kohdalla tulee huolehtia, että niissä on kaikki pyydetyt tiedot.
Vaikka hankintalaki edellyttää, että itse tarjouspyynnössä käytetään tiettyjä muotovaatimuksia, itse tarjoukseen ei yrittäjien tarvitse kirjoittaa tiukkojen muotovaatimusten mukaista tekstiä.
Itse tarjoukseen ei yleensä vaaditakaan kovin paljon kirjoitettavaa tekstiä, ja esimerkiksi moneen kysymyksen vastataan kyllä tai ei. Vapaat tekstiosuudet liittyvät useimmiten palvelujen tai tuotteiden kuvaukseen.
– Esimerkiksi Ukrainan sodasta johtuvat pakotteet Venäjää vastaan aiheuttivat meillekin paljon lisää työtä sekä ehtoja tarjouspyyntöön. Me joudummekin laittamaan pakotetekstit tarjouspyyntöön, ja tarjoajan tulee vakuuttaa, ettei hänellä ole mitään kytköksiä. Nämä tekstit ovat varmasti vaikeita ymmärtää. Mutta tarjouspyyntö pyritään rakentamaan niin, että siihen on helppoa ja selkeää vastata, kertoo Kohvakka.
Paikallisuus ei itsessään ole valintaperuste, mutta joissain kilpailutuksissa siitä voi olla etua
Hankintalain mukaan kaikkia tarjoajia tulee kohdella tasavertaisesti. Toisin sanoen paikallisuus sellaisenaan ei ole valintaperuste kilpailutuksissa.
– Joissain hankinnoissa voi olla etu, jos tavarat tai palvelut tuotetaan lähellä, esimerkiksi toimitusaikojen osalta. Valinnat tehdään kuitenkin aina sen mukaan, miten tarjoaja täyttää tarjouspyynnön kriteerit. Hankintalaki on tässä suhteessa tiukka, toteaa Kohvakka.
Kysymykseen siitä, onko pienten paikallisten yritysten realistista osallistua kilpailutuksiin, Kohvakka vastaa:
– Minun mielestäni kyllä, koska siellä on kaikenlaisia kilpailutuksia. Riippuu tietysti, mikä hankinta on kyseessä. Jos miettii hankintoihin osallistumista, kannattaa aloittaa tutustumalla ja lukemalla tarjouspyyntöjä.
Tutustu elinvoimapalveluiden ajankohtaisiin artikkeleihin
Kerromme ajankohtaiset kuulumiset, esittelemme uusimmat tiedot, sekä tuomme asiantuntijamme esille artikkeleissamme.
